Política de Know Your Client (KYC)

Dados da política

1. Introdução

A política denominada Know Your Client ("KYC") é parte integrante da Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo, conhecida como "PLDFT". Estabelece padrões de prevenção de atividades consideradas ilícitas, com monitoramento contínuo e obtenção de informações do dia a dia de todos os seus colaboradores.

A política é uma medida de segurança adotada por meio das práticas de compliance, com foco principal em proteger a empresa contra suborno e corrupção.

O adequado conhecimento do cliente minimiza a possibilidade de entrada, na SIGMA PAYMENTS LTDA., de capital decorrente de atividade criminosa ou ilícita, assegurando o escopo e a cultura da empresa. Para isso, a política traz diretrizes para um conhecimento eficaz dos clientes e das atividades que eles exercem.

2. Objetivo

A SIGMA PAYMENTS LTDA. implementou a política de KYC em seus negócios com o objetivo principal de estabelecer diretrizes e regras para identificação e conhecimento dos clientes, por meio da análise da origem e do destino dos recursos movimentados, da origem do patrimônio do cliente, de classificações de risco, do monitoramento de transações, entre outros critérios.

A política estabelece as diretrizes e regras que devem ser seguidas pelos clientes, não apenas para a sua identificação, mas também para alinhar o gerenciamento da relação de negócios estabelecida com os clientes da SIGMA PAYMENTS LTDA.

Assim, todos os colaboradores e prepostos, em especial as áreas com contato direto com os clientes, devem observar as leis, regulamentos, circulares e documentos normativos internos emitidos pela SIGMA PAYMENTS LTDA.

3. Abrangência

Esta Política se aplica a todas as pessoas vinculadas à SIGMA PAYMENTS LTDA., em especial aos administradores, colaboradores, estagiários, terceirizados e operadores envolvidos com os negócios e atividades da empresa.

4. Vigência, revogação e ciclo de revisão

Esta Política tem vigência de 1 (um) ano e deve ser revisada e aprovada pelo Departamento de Compliance anualmente, ou em prazo menor se assim for exigido pelo regulador, se houver mudança na legislação aplicável ou se houver alteração nas práticas de negócio da SIGMA PAYMENTS LTDA. ou no arranjo de pagamento que, no entender do Compliance, justifique a atualização. Depois de aprovada, a Política é amplamente divulgada internamente e implementada de imediato.

5. Responsabilidades e atuações

Toda a estrutura organizacional da SIGMA PAYMENTS LTDA. tem atribuições específicas no processo de KYC. A gestão e a aplicação da política competem ao Diretor de Risco, Compliance, área de cadastro e PLDFT ("Diretoria"). Para garantir o cumprimento das práticas de administração de risco, o cliente e a documentação fornecida passam pela análise da Diretoria de Risco, Compliance e PLDFT.

Cabe à Diretoria

1. Revisar e aprovar, anualmente, as disposições, regras, princípios e diretrizes de "Conheça o seu cliente" (KYC) da SIGMA PAYMENTS LTDA.
2. Supervisionar, com o auxílio do Comitê de PLDCFT, o cumprimento e a aderência das práticas da SIGMA PAYMENTS LTDA.

Cabe à área de Compliance

1. Revisar e aprovar as diretrizes desta política.
2. Divulgar as normas aos colaboradores.
3. Verificar mensalmente, e não só no credenciamento, se o cliente consta nas listas PEP, OFAC, listas restritivas (blacklist) e de mídia negativa.
4. Emitir parecer conclusivo sobre a análise das informações e documentos do cliente, aprovando-o ou não.

Cabe a Operações e Credenciamento

1. Manter o sistema atualizado com as informações e os documentos dos clientes.
2. Fazer a ponte entre as equipes de Compliance e Comercial, fornecendo as informações necessárias para a análise da saúde do cliente sempre que solicitado.

Cabe à área Comercial

1. Enviar ao Credenciamento informações atualizadas do estabelecimento.
2. Realizar visitas trimestrais ao cliente, para pós-venda e atualização cadastral.
3. Indicar os serviços mais adequados ao perfil de cada cliente.

Cabe à Tecnologia da Informação

1. Garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade da informação e dos sistemas usados pela SIGMA PAYMENTS LTDA., resolvendo falhas que possam pôr em risco as diretrizes desta política.

6. Identificação do cliente

A identificação do cliente deve acontecer antes da assinatura do contrato e da primeira operação. O cadastro inicial deve ser formalizado com a área de cadastro da SIGMA PAYMENTS LTDA. e aprovado antes da primeira operação, com o preenchimento e envio das informações e documentos necessários, em atendimento à Resolução nº 2.025/1993, à Circular nº 3.978/2020 e à Carta Circular nº 3.430/2010 do Banco Central do Brasil.

Documentação mínima para pessoa física

1. Nome completo;
2. Estado civil e regime de bens, se houver;
3. Data de nascimento;
4. Nome da mãe e do pai;
5. Nacionalidade;
6. País de naturalidade;
7. Sexo;
8. Profissão;
9. Declaração de renda média;
10. RG e CPF;
11. Endereço e comprovante;
12. Telefone celular;
13. Entidade para a qual trabalha;
14. Renda mensal;
15. Bens móveis e imóveis;
16. Informação sobre Pessoa Politicamente Exposta (PPE);
17. Formulários preenchidos.

Documentação para pessoa jurídica

1. Denominação ou razão social;
2. CNPJ e NIRE da Junta Comercial em que o ato constitutivo está arquivado;
3. Atos constitutivos, contrato social ou estatuto social em vigor, devidamente consolidado;
4. Ata de eleição dos representantes legais, que deverão apresentar toda a documentação exigida das pessoas físicas;
5. Comprovante de endereço;
6. Descrição detalhada das atividades e da forma de operação da empresa;
7. Documento de identificação dos sócios, representantes e procuradores, conforme a documentação de pessoa física;
8. Comprovante de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
9. Cópia da ata de eleição da diretoria vigente;
10. Formulários preenchidos.

Serão rejeitados os clientes relacionados a comércio ou referências de procedência duvidosa, ou cuja receita seja incompatível.

6.1 Análise do cliente

Para assegurar a integridade da SIGMA PAYMENTS LTDA., os supervisores devem (i) analisar a documentação enviada pelo cliente e (ii) realizar pesquisas internas minuciosas sobre ele nas seguintes fontes:

1. Google;
2. Receita Federal;
3. SERASA;
4. Órgãos públicos;
5. Sites dos Tribunais Regionais Federais (todos);
6. Tribunal Estadual do domicílio do cliente e dos grandes centros;
7. Superior Tribunal de Justiça (STJ);
8. Supremo Tribunal Federal (STF);
9. Sites do Banco Central (BC), da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), entre outros.

Havendo identificação, indício ou confirmação de que a empresa funciona em paraísos fiscais, deverá ser feita verificação detalhada pela Diretoria de Risco, Compliance e PLDFT.

Serão feitas revisões periódicas para atualização dos dados e das pesquisas, e os pareceres se dividem em:

1. Aprovado: o contrato pode ser firmado com o cliente.
2. Aprovado com ressalvas: clientes ou pessoas relacionadas na condição de PPE, ou clientes com restrições leves que não sejam ligadas a crimes de lavagem de dinheiro ou condutas corruptas. Nesses casos, o cadastro é enviado ao Comitê de Compliance para parecer final.
3. Em processo de aprovação: aguardando justificativa ou documento complementar.
4. Rejeitado: quando há ligação com crimes de lavagem de dinheiro, financiamento ao terrorismo, corrupção ou condutas em desacordo com os procedimentos, códigos e manuais de políticas da SIGMA PAYMENTS LTDA. Nesse caso, o contrato não é firmado.

O cliente classificado como "Aprovado com ressalvas" ou de alto risco também é classificado, no sistema de acompanhamento e monitoramento de PLDFT, em uma ou mais destas categorias:

1. Pessoa Politicamente Exposta (PPE);
2. Lista restritiva;
3. Lista de sanções;
4. Especial atenção (para todos os clientes aprovados com ressalvas);
5. Não residente no Brasil;
6. Apontado na Lei Anticorrupção;
7. Apontado em mídia;
8. Grandes fortunas.

6.2 Aceitação do cliente

As revisões das análises acontecem conforme o nível de risco observado, e as fichas cadastrais devem ter a assinatura do gestor responsável e do Diretor de Risco, Compliance e PLDFT, de acordo com o artigo 64 da Lei nº 8.383/1991.

O cliente só é aceito quando todas as informações e documentos são validados e aprovados. Mesmo em caso de não aceitação, o cliente é informado.

Todo colaborador da SIGMA PAYMENTS LTDA. que identificar situação com indícios de condutas ilícitas deve comunicá-la imediatamente à Diretoria de Risco, Compliance e PLDFT. São exemplos de situações de alerta:

1. Características das partes envolvidas, dos valores, da forma de realização ou dos instrumentos utilizados que, pela falta de fundamento econômico ou legal, indiquem risco de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo;
2. Relacionamento e operações com Pessoa Politicamente Exposta (PPE), brasileira ou estrangeira;
3. Indícios de burla aos procedimentos de identificação e registro;
4. Abertura ou manutenção de numerosas contas para receber depósitos em nome de um mesmo cliente;
5. Abertura ou movimentação de conta de pessoa física por detentor de procuração ou de outro tipo de mandato;
6. Saques ou depósitos irregulares e de valores relevantes, incompatíveis com o tipo de conta ou com o patrimônio legítimo já documentado;
7. Pedido de sigilo sobre determinada movimentação;
8. Pedido de registro de determinada movimentação em nome de terceiros (pessoa física ou jurídica);
9. Operação de valor muito superior ao que o cliente costuma operar, mostrando descompasso entre a capacidade financeira e a movimentação.

6.3 Pessoa politicamente exposta

No preenchimento do cadastro, o cliente deve declarar se é pessoa politicamente exposta ("PPE"), grupo que exige atenção especial por ser de alto risco, nos termos da Instrução CVM nº 463/2008, da Resolução COAF nº 29/2017, da Circular nº 3.978/2020 e da Carta Circular nº 3.430/2010 do Banco Central.

Se o cliente for PPE e não informar a SIGMA PAYMENTS LTDA., isso será considerado nas análises de indícios de lavagem de dinheiro. Representantes, familiares e pessoas de relacionamento próximo de PPE também devem ser considerados e monitorados de forma especial.

7. Bloqueio ou término do relacionamento

Diante de qualquer indício de lavagem de dinheiro, corrupção, financiamento ao terrorismo ou registro em listas de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas (CSNU), a SIGMA PAYMENTS LTDA. pode decidir pelo término do relacionamento.

8. Formulário adicional

Devem ser aplicados formulários de KYC para melhor identificar o perfil dos clientes e obter informações adicionais e precisas sobre a sua situação reputacional, cadastral e financeira. Eles são aplicados pelo profissional comercial responsável pelo relacionamento com o cliente, complementando as informações da ficha cadastral, e devem incluir:

1. os motivos pelos quais o cliente deseja manter relacionamento com a SIGMA PAYMENTS LTDA.;
2. a situação financeira e o escopo do negócio;
3. a checagem da consistência entre as negociações pretendidas.

9. Considerações finais

Em caso de dúvidas ou esclarecimentos sobre o conteúdo desta política, ou sobre algum assunto específico, o cliente da SIGMA PAYMENTS LTDA. deve enviar um e-mail para sigmatecnologiabr@gmail.com. Também é possível falar pelo telefone e WhatsApp (31) 99890-2753.